Personalentwicklungsgespräche - Bedarfe kennen lernen und Vereinbarungen treffen
Ein Counter-Mitarbeiter im Jim Block spricht sehr gut Englisch, seine Deutschkenntnisse sind aber verbesserungsbedürftig. Im jährlichen Personalentwicklungsgespräche (PEG) äußerte er den Wunsch, besser Deutsch zu lernen. Dies ist für die Betriebsleiterin Anne Rosenthal ebenfalls wichtig, da er in Zukunft mehr Gästekontakt haben soll. Gemeinsam einigen sie sich darauf, dass er in den nächsten 12 Monaten 500 neue Vokabeln lernt. Sie wird ihm jede Woche 10 Vokabelkärtchen – auch mit gastronomischen Fachbegriffen – geben. Er wird von einer Gehaltserhöhung profitieren, wenn er ein Jahr durchhält. Personalentwicklungsgespräche sind für Mitarbeitende wie auch für Unternehmen Gold wert. HOGALife hat drei Personalverantwortliche aus dem Gastgewerbe befragt, auf was sie bei den Gesprächen besonders achten.
Tipps für erfolgreiche Gespräche
R egelmäßig und strukturiert
Das Personalentwicklungsgespräch ist ein persönliches Gespräch zwischen einer Mitarbeiterin/einem Mitarbeiter und dem/der nächsten Vorgesetzten zur Beurteilung und Verbesserung der Zusammenarbeit, der Arbeitsergebnisse und der (beiderseitigen) Zufriedenheit in Bezug auf die Stelle und das Arbeitsumfeld. Das jährliche PEG gibt Orientierung, sorgt für Transparenz und fördert die Eigenverantwortlichkeit. Alle Themen, Probleme und Fragestellungen können besprochen werden.
Wichtig ist, so erzählen die befragten Personalverantwortlichen, dass beide Seiten das vergangene Jahr beurteilen: was war gut, was war weniger gut? In den Blick kommen dabei sowohl Leistung als auch Verhalten. Welche Ziele wurden im letzten Gespräch vereinbart? Sind diese umgesetzt und wenn ja, wie?
Dann wird gemeinsam auf das kommende Jahr geschaut: welche Veränderungen im Unternehmen stehen an, wohin möchte der/die Mitarbeitende sich entwickeln, was erwartet die Führungskraft in Zukunft, was soll konkret anders werden? Beide Seiten einigen sich auf Ziele und die to-dos zur Zielerreichung.
Die Regelmäßigkeit der Gespräche legt die Grundlage für eine strukturierte Personalentwicklung. Dabei ist nicht die Länge des Gesprächs entscheidend, sondern dass nichts vergessen wird. Hier hilft der strukturierte Gesprächsleitfaden.
Gesprächsleitfaden
Der Gesprächsleitfaden dient beiden Seiten zur Vorbereitung des Gesprächs und sorgt im Gespräch für Struktur. Meist wird der Leitfaden von der Personalabteilung entwickelt und auf die Leitlinien und Kultur des Unternehmens abgestimmt. Gleichzeitig sorgt der Leitfaden für Einheitlichkeit und damit auch Verlässlichkeit für die Mitarbeitenden. Er ist die Grundlage, auf der sich ein lebendiges Gespräch entwickeln kann.
Der Leitfaden oder ein Vorbereitungsbogen sollte also mit der Einladung zum Gespräch an den/die Mitarbeitende verschickt werden.
Führungskräfte schulen
Führungskräfte, die PEG durchführen, sollten vorher geschult werden. Einerseits damit sie kommunikative Kompetenzen aufbauen und andererseits damit die Gespräche und Beurteilungen im Sinne des Unternehmens und nach einheitlichen Standards durchgeführt werden. Im Mövenpick Berlin zum Beispiel begleitet Amanda Zerban die Junior-Abteilungsleitenden anfangs bei den Gesprächen und kann so im Anschluss dezidiert Feedback geben.
Vorteile für beide Seiten
Für Mitarbeitende ist das PEG eine Gelegenheit, Themen anzusprechen, die ein vier-Augen-Setting benötigen und im sonstigen Arbeitsalltag keinen Platz finden. Hier können sie auch aushandeln, welche Positionen sie anstreben, und natürlich die Gehaltsfrage ansprechen. Jim Block besetzt beispielsweise die Stellen des Chefs vom Dienst und der Betriebsleitung nur intern. Wird Interesse bekundet, werden Vereinbarungen für konkrete Entwicklungsmöglichkeiten getroffen.
Gleichzeitig gibt das PEG den Mitarbeitenden Sicherheit, sie wissen, wie sie beurteilt werden und wo sie sich ggf. verbessern müssen. Sie haben aber auch Gelegenheit, diese Beurteilung zu hinterfragen.
Ob Wünsche für die Dienstplanung, Benefits zur Motivation, flexible Arbeitszeitmodelle oder Weiterbildungen: Angebote, um Privat- und Berufsleben besser zu vereinbaren, gibt es viele. Damit nicht am Bedarf vorbei geplant wird, braucht es Gelegenheiten, um über die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu sprechen. Das regelmäßige PEG ist eine geplante und strukturierte Gelegenheit, die individuelle Vereinbarungen nicht von zufälligen Begegnungen abhängig macht.
Gemeinsam Ziele setzen
Die Ziele des Unternehmens mit den Zielen der/des Mitarbeitenden in Einklang bringen – darum geht es in dem Gespräch. Gemeinsam vereinbarte Ziele, zu deren Erreichung beide Seiten beitragen, entfalten Kraft und motivieren. Diese Ziele sollten fordern aber nicht überfordern, messbar sein und realistisch. Beide Seiten sollten profitieren.
Bei langjährigen, kompetenten Mitarbeitenden kann es sein, dass keine sinnvollen Ziele mehr gefunden werden können. Das Gespräch sollte trotzdem stattfinden, damit Veränderungen im Unternehmen oder in der persönlichen Lebenssituation oder sonstigen Rand- und Rahmenbedingungen besprochen werden können.
Rolle des Protokolls
Das Protokoll des Gesprächs beinhaltet mindestens die getroffenen Vereinbarungen, kann aber auch das Feedback stichwortartig abbilden. Beide Seiten sollten das Protokoll unterschreiben und erhalten. Es wird die Grundlage für das Gespräch im nächsten Jahr. Meist wird eine Kopie auch Teil der Personalakte. Sind Weiterbildungen als Ziele vereinbart, wird die Personalabteilung in der Regel die Administration übernehmen.
Durch On the Job-Gespräche ergänzen
Personalentwicklungsgespräche ersetzen nicht die unterjährigen Feedbackgespräche aus konkretem Anlass. Denn Feedback sollte zeitnah und konkret gegeben werden. Sie sind eher eine Art Zusammenfassung und Überblick über viele kleinere Gesprächsanlässe im zurückliegenden Jahr.
Durch anonyme Mitarbeiterbefragungen ergänzen
Um die Bedarfe der Mitarbeitenden in der Breite zu erfahren, bietet sich eine anonyme Mitarbeiterbefragung ergänzend zum PEG an. Der Vorteil: Angestellte, die sich Sorgen um Konsequenzen machen, wenn sie sich negativ über das Unternehmen äußern oder private Belastungen zur Sprache bringen, bekommen eine Stimme.
Nutzen des strukturierten PEGs
Download Best Practice
Informationsmaterial für PEGs*
*Das Material stammt von dem Modellprojekt „Guter Gastgeber – Guter Arbeitgeber“ aus Rheinland Pfalz. Im Vordergrund stehen die Verbesserung der Arbeitsbedingungen und die Steigerung der Attraktivität der Branche in Zusammenarbeit mit den Sozialpartnern. Die Kernbotschaft lautet: Guter Arbeitgeber in der Hotellerie und Gastronomie – das ist selbstverständlich.
Ähnliche Beispiele
als Führungsaufgabe